در اکثر کشور های بزرگ دنیا برای صرفه جویی در وقت و هزینه حضور نیروی انسانی، کاهش رفت و آمدها و هزینه های ناشی از آن بسیاری از پروژه ها به صورت دورکاری و برون سپاری انجام می شود، تاثیر استفاده از نرم افزار مدیریت کار در اینگونه پروژه ها بسیار بالا است.
دورکاری، برای مدت طولانی است که به یکی از شیوه‌های کاری مطلوب تبدیل گشته است. از سال ۲۰۰۵ به بعد، آمار دورکاری یک روند تدریجی افزایشی را پشت سر می‌گذاشت و ۱۴۰ درصد رشد داشت، تا زمانی‌که سروکله ویروس کرونا در زندگی روزمره ما پیدا شد.
با شیوع این ویروس، بسیاری از شرکت‌ها از کارکنان خواستند از خانه و به صورت دورکار به انجام وظایفشان بپردازند. بدین ترتیب، مدیران، با چالش های مدیریت و مشکلات دورکاری روبه‌رو شدند.
اگر شما مدیر هستید و نیز در حال تجربه دورکاری و مشکلات دورکاری هستید، بدون شک برای مدیریت کارکنان، با چالش‌هایی روبرو شده‌اید و به دنبال آن هستید که بهترین استراتژی‌ها و روش‌ها را برای نظارت بر امور کسب‌وکار و فعالیت کارکنانتان، اتخاذ کنید.
تبریک! جای خوبی آمده‌اید؛ پیشنهاد می‌کنیم با ما تا انتهای مقاله همراه باشید.
در این مقاله، چالش ها و مزایای مدیریت دورکاری را با شما در میان خواهیم گذاشت و اصول کنترل کارمندان دورکار را برایتان شرح خواهیم داد.
دلایل اهمیت مدیریت دورکاری در دنیای امروز
در واقع دورکاری از زمانی بر سر زبان‌ها افتاد که تعطیلی‌ها (بخصوص تعطیلی‌های غیر تقویمی) به حدی رسید که ضرر و زیان ناشی از آن‌ها برای کسب و کارها به میزان قابل توجهی رسید.
تعطیلی ۵ روز به دلیل مثلا آلودگی هوا چه تاثیری بر کسب و کار خواهد گذاشت و اگر به طور مثال این تعطیلی به دلیل ویروس کرونا بیش از ۲۰ روز باشد؛ چه تاثیری بر کسب و کار ما می‌گذارد؟ پس می توان گفت تعطیلی‌ها یکی از عواملی هستند که باعث شدند دورکاری برای ما اهمیت پیدا کنند.
اما به مرور در ذهن مدیران مسائلی دیگری نیز خطور کرد. بسیاری از ما در محیط‌های شرکت دچار این مشکلاتی هستیم و می‌خواهیم آن را برای کارکنانمان راحت نماییم، برای این کار هزینه می‌کنیم ولی به نتیجه مطلوب نمی‌رسیم.
مثل این که تردد و رفت و آمد کارکنان به محل کار چالش‌های متفاوتی دارد؛ اعم از: هزینه، ترافیک، ساعت آمد و شد و یا تاخیر، مخاطرات مختلف مانند امنیت در ساعات مختلف کاری و یا روز چهارشنبه سوری، ایام مبارک ماه رمضان، شرایط آب و هوایی، شرایط جسمی و سلامتی کارکنان و… .
یکی از سوالاتی که در مورد دورکاری در ذهن شکل می‌گیرد این است که
- آیا متد مدیریت پروژه در زمان دورکاری تغییر میکند یا خیر؟
- کدام روش مدیریت پروژه برای دورکاری مناسب است؟
بگذارید کمی در مورد سوال دوم صحبت کنیم. تا کنون در مورد متد اجایل و روش‌های اسکرام و کانبان توضیحاتی داده‌ایم و باید بگوییم که هر دو روش و یا تلفیقی hydra از هر دو روش را می‌توان برای دورکاری استفاده کرد.
آن‌چه شرایط دور کاری را متمایز میکند غیر متمرکز شدن تیم و چالش‌های آن است که بسته به شرایط دورکاری برای هر یک از اعضای تیم می‌تواند پیامدهای متفاوتی داشته باشد و به این خاطر است که مدیریت کارها در این شرایط با ملاحظات خاص خود همراه می باشد.
ابتدا نگاهی به مزایای دورکاری برای کارفرمایان و کارمندان می اندازیم.
مزایای دورکاری برای کارفرمایان
- دیگر نیازمند به یک مکان خاص (دفتر یا شرکت) برای کار کردن نخواهید بود؛ زیرا همه کارمندان شما در مکان دلخواه خود مشغول به کار هستند.
- این امکان وجود دارد که کارمندان را از هر نقطه از ایران و جهان استخدام کنید و هر تخصصی را بدون محدودیت مکانی در اختیار داشته باشید.
- در صورتی که نیاز به کار 24 ساعته باشد، می‌توان با مدیریت دورکاری در ساعات مختلف روز و شب کارمندان را بدون نیاز به محیط جغرافیایی خاصی کنترل کرد، بنابراین کارفرمایان می‌توانند در اکثر ساعات، پاسخگوی مشتریان خود باشند.
- هزینه‌های ایاب و ذهاب کاهش یافته و هزینه خوراکی‌هایی که برای صرف صبحانه، ناهار، میان‌وعده و دیگر موارد می‌شود، کاهش چشمگیری خواهند داشت.
- افراد زیادی برای دورکاری درخواست می‌دهند و همین موضوع، دست کارفرمایان را برای انتخاب کارمند، باز می‌گذارد.
مزایای دورکاری برای کارمندان
- با توجه به آماری که از افراد دورکار دریافت شده است، بهره‌وری آن‌ها در دورکاری حدود 30 درصد افزایش پیدا کرده است.
- افرادی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، دارای برنامه زمانی بسیار باز و انعطاف پذیری هستند، همین موضوع باعث شده تا کارمندان در هر زمان که وقت خالی داشتند مشغول به کار شوند.
- برخی از تحقیقات نشان داده کارمندانی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، دارای اعصاب و روان آرام‌تری اند، زیرا فشار کاری کمی بر روی آن‌ها بوده و کارشان را با خیال راحت انجام می‌دهند.
- افرادی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، معمولا از بیماری‌های همه‌گیر مانند کرونا، مصون هستند، زیرا در زمان کارشان در خانه حضور دارند.
- حضور در محل کار باعث می‌شود تا فرصت آشپزی و استفاده از میوه و سبزیجات از کارمندان گرفته شود و فعالیت بدنی آن‌ها نیز کاهش یابد؛ اما کارمندانی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، در هر زمان می‌توانند فعالیت‌های لازم مانند گرفتن رژیم تغذیه و حتی حرکات ورزشی را انجام دهند.
- دورکاری باعث می‌شود تا رفت و آمدهای افراد به محل کار کاهش یابد که این عمل هزینه‌ها را کمتر خواهد کرد.
- دورکاری می‌تواند باعث حذف مرزهای جغرافیایی شده و با در نظر نگرفتن مشکلات جنسیتی، سنی به سازمان و مجموعه کمک کند.
چالش های مدیریت دورکاری
کاهش ارتباط اعضای تیم
هنگامی که افراد دور از هم کار می‌کنند باعث می‌شود اعضای تیم احساس انزوا و قطع ارتباط داشته باشند.
علاوه بر این، کارکنان دورکار کمتر در دیدرس مدیران و اعضای تیم خود هستند. بنابراین ممکن است احساس کنند که در یک خلا کار می‌کنند و تلاش‌های ایشان مورد توجه و ارزیابی قرار نمی‌گیرد. وقتی اعضای تیم دورکار احساس موثر بودن نکنند، از خلاقیت، مشارکت و وفاداری کمتری برخوردار خواهند شد.
ارتباطات رو در رو از نوع قوی در نظر گرفته می‌شوند زیرا شما می‌توانید بیشترین میزان اطلاعات را در یک بازه زمانی مشخص انتقال و دریافت کنید. ارتباط قوی منجر به انجام کارهای بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، یک مطالعه نشان داد که یک درخواست حضوری 34 برابر بیشتر از ایمیل موفق است.
راه حل
برای جبران این مساله، جلسات ویدئویی به گزینه استانداردی برای ارتباطات تجاری تبدیل شده‌اند. گرچه ممکن است برخی اعضای تیم از روشن کردن دوربین خود خجالت بکشند، اما نمی‌توان مزایای این روش ارتباطی قوی را نادیده گرفت.
رهبران تیم‌ها باید همواره در جلسات آنلاین، دوربین خودشان را روشن کنند و دیگران را نیز به این کار تشویق نمایند. برای تیم های دورکاری که در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند، پیام های ویدئویی ضبط شده نیز ابزاری قدرتمند است.
عدم برقراری تعادل بین زندگی کاری و شخصی
برای کسی که تجربه داشته باشد، دورکاری یک روش ایده‌آل و مناسب برای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و کاری خواهد بود، ولی گاهی اوقات، مرز بین زمان کار و زمان استراحت، محو می‌شود.
کارکنان دورکار که از خانه وظایفشان را به انجام می‌رسانند، در صورت نداشتن مهارت کافی، مستعد این هستند که به عادت‌های ناسالم مبتلا شوند و دچار مشکلات دورکاری گردند، در مدیریت زمان دچار مشکل شوند و حتی به افسردگی دچار گردند.
چنین اتفاقاتی، نه به نفع کارمند است و نه به نفع کسب و کار.
راه حل
در چنین مواقعی، توصیه می‌کنیم در کنار مدیر بودن، نقش کوچ را نیز به عهده بگیرید.چرا که بهترین مدیران دنیا، کسانی هستند که بیش از آن‌که کارمندان را مدیریت کنند، به هدایت و کنترل آن‌ها می‌پردازند.
اگر کارمندی بازدهی پایینی دارد و نمی‌تواند زندگی کاری و شخصی‌اش را مرزبندی کند، زمان مشخصی را به او اختصاص بدهید، با او گفتگو کنید، مشکلاتش را جویا شوید و به او راهکار بدهید.
جلسات غیرضروری
اشتباه رایجی که رهبران هنگام تلاش برای افزایش ارتباطات رو در رو بین اعضای تیم از راه دور مرتکب می شوند، جبران بیش از حد ارتباطات با تعیین جلسات بیشتر است. در حقیقت، یک مطالعه از آزمایشگاه Owl نشان داد که کارمندان از راه دور در مجموع در هفته جلسات بیشتری شرکت می کنند، 14 درصد از کارمندان از راه دور وقت خود را به بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می‌دهند.
در حالی که جلسات می‌تواند تیمی را برای اشتراک دانش و تصمیم گیری دور هم جمع کند، اما اگر تنها هدف یک جلسه، وقت گذراندن باشد، داشتن آن ارزش ندارد.
جلسات غیر ضروری ناامیدکننده و پرهزینه است. زمان کارمند با ارزش‌ترین منبع یک سازمان است، با این حال 71٪ از مدیران ارشد گزارش می‌دهند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند. جالب است بدانید که جلسات غیرضروری سالانه حدود 37 میلیارد دلار برای شرکت‌ها ضرر دارد.
راه حل
برای جلوگیری از موج جلسات کاری غیر ضروری از راه دور، سعی کنید این جمله را آویزه گوش خود کنید: “برگزاری جلسه بدون دستور کار ممنوع“ و همیشه قبل از برگزاری جلسه از خودتان بپرسید “آیا این جلسه می تواند تنها یک ایمیل باشد؟“
مدیران تیم‌ها هم می توانند تعداد ساعات جلسه داخلی اختصاص داده شده در هفته را محدود کنند، که این باعث می‌شود که زمان جلسه ارزشمندتر باشد و ارزش صرفه جویی را داشته باشد. شرکت کنندگان احتمالاً با اشتیاق، هوشیاری و انگیزه بیشتری برای استفاده هوشمندانه از وقت گرانبهای خود وارد جلسه می شوند .
از جهتی، به خاطر داشته باشید که جلسات منظم و برنامه ریزی شده اغلب منجر به منتظر ماندن اعضای تیم از راه دور برای جلسه بعدی برای ایجاد یک مشکل یا سوال می‌شود. بر خلاف یک محیط معمول اداری، جایی که کسی ممکن است از یک همکار در میز کار بعدی بخواهد در مورد ایده ها و مشاهدات اطلاعاتی ارائه دهد، تأخیرهای بین جلسات می‌تواند روند کارها را پایین بیاورد و باعث کارایی کمتر شود.
جلسات برنامه ریزی نشده غیر ضروری را رها کنید و اعضای گروه را به انجام مکالمات موقت، تماس‌های ویدیویی یا چت های سریع تشویق کنید تا در زمان بروز مشکلات، با مکالمه داخلی مشکل را حل کنند. روشن کنید که در طول ساعات کاری اعضای تیم آزاد هستند برای مکالمه، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
عدم تبادل اطلاعات بین اعضای تیم
در آخر، کار از راه دور اشتراک اطلاعات غیر رسمی و خطوط ارتباطی باز ایجاد شده توسط فضاهای مشترک فیزیکی رامورد تهدید قرار می دهد. اکثر اوقات، به اشتراک گذاشتن تجربیات در آشپزخانه در هنگام ناهار یا مکالمه های شنیدنی با مشتریان، رویکرد احتمالی جدیدی را نشان می‌دهد یا ایده‌هایی را برمی‌انگیزد. با کار از راه دور، این فرصت ها از بین می‌روند.
راه حل
به اشتراک گذاشتن اطلاعات غیر رسمی به این شکل کمی خارج از روال سیستماتیک است، اما به وجود آوردن آن در دورکاری، غیرممکن نیست. این تفکر که مکالمات غیر رسمی، غیر ضروری هستند یا با اهداف سازمان ارتباط ندارند را کنار بگذارید.
هر فکر و تعاملی ممکن است چیزی را تضمین نکند، اما اعضای تیم را به تبادل دانش و اطلاعات مفید امیدوار میکند.
تیم ها همچنین می توانند از اجتماعات و چت های مجازی بدون ساختار و برنامه رسمی گفتگو بهره‌مند شوند. جایی که اعضای تیم می توانند همانطور که در دفتر کار می‌کنند در مکالمات غیر مرتبط با کار شرکت داشته باشند.
این مکالمات بدون ساختار می تواند تجربیات و ایده هایی را نشان دهد که در فضای جلسات منظم و ساختار یافته کاری بیان نشده بودند و به این شکل اعضای تیم را در سطح شخصی متصل نگه می دارند.
چالش های زیادی برای مدیریت کارکنان دورکار وجود دارد، اما خبر خوب این است که تمام این چالش‌ها قابل حل هستند.
امروزه فن‌آوری‌ها و نرم افزار هایی وجود دارند که می‌توانید با استفاده از آن‌ها، کارکنان دورکار خود را به بهترین شیوه مدیریت کنید، یکی از این نرم افزار ها، نرم افزار مدیریت پروژه مانامنت است.
در زمان دورکاری استفاده درست و بهینه از سیستم‌های مدیریت کار و مدیریت پروژه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
مدیریت درست تسک‌ها، استفاده صحیح از امکانات، مثل سیستم چت داخلی (که در پلتفرم مانامنت هم وجود دارد) می‌تواند کمک شایانی به جلوگیری از شکل‌گیری جلسات غیرضروری کرده و زمان بیشتری برای تعاملات بین‌گروهی ایجاد کند.
در نهایت مدیران تیم‌ها می‌بایست با پایش مرتب کارها در سیستم مدیریت کار سعی در به وجود آوردن توازن بین جلسات برنامه‌ریزی شده و برنامه ریزی نشده نمایند.